Często spotykamy się ze zjawiskiem utożsamiania rachunkowości oraz księgowości. Co więcej, wiele osób używa obu pojęć zamiennie. Jest to błąd, ponieważ istnieją zasadnicze różnice pomiędzy rachunkowością a księgowością.
RACHUNKOWOŚĆ
Najogólniej mówiąc, rachunkowość stanowi system ewidencji zdarzeń gospodarczych dotyczących danej jednostki gospodarczej. Służy nie tylko gromadzeniu informacji na temat procesu prowadzonej działalności, ale też jej ocenie. Dzięki rachunkowości mamy rzetelne dane na temat sytuacji finansowej oraz majątkowej przedsiębiorstwa, co pozwala na wykrycie niepokojących zdarzeń i trendów oraz szybkie podjęcie działań naprawczych, by uniknąć pogorszenia kondycji finansowej firmy.
Najważniejsze cechy rachunkowości to:
- zachowanie ciągłości bilansu
- wyrażanie wszystkich zdarzeń gospodarczych w mierniku pieniężnym
- dokonywanie zapisów księgowych na podstawie dokumentów źródłowych potwierdzających dokonanie danych zdarzeń gospodarczych
- systematyczne prowadzenie inwentaryzacji (kontrola wewnętrzna)
- zasada podwójnego zapisu, która pozwala na bieżącą kontrolę urządzeń księgowych
- stosowanie specyficznych urządzeń księgowych do bieżących zapisów.
Prowadzenie rachunkowości ma kilka funkcji. Przede wszystkim daje ona informacje o firmie, niezbędne kierownictwu do oceny sytuacji przedsiębiorstwa oraz przy podejmowaniu dalszych decyzji. To również kontrola prawidłowości oraz opłacalności zdarzeń gospodarczych, ale nie tylko. Prowadzenie rachunkowości wraz z archiwizowaniem jej urządzeń stanowi wiarygodny dowód we wszelkiego rodzaju postępowaniach zarówno podatkowych, jak i sądowych.
Na prowadzenie rachunkowości składają się 3 działy, tj.:
- księgowość – rejestracyjna część rachunkowości, ewidencja zdarzeń gospodarczych dotyczących konkretnego podmiotu gospodarczego
- rachunek kosztów – ewidencja kosztów działalności podmiotu, a także ich kalkulacja, analiza oraz planowanie
- sprawozdawczość finansowa – ogół informacji o stanie finansowym podmiotu zebranych w formie sprawozdań finansowych obejmujących bilans, rachunek zysków oraz strat, rachunek przepływu środków pieniężnych z działalności operacyjnej, zestawienie zmian w funduszu własnym, a także informacje dodatkowe.
KSIĘGOWOŚĆ
Jak już wcześniej wspomnieliśmy, księgowość stanowi jeden z trzech elementów rachunkowości. Jest to zatem tylko część rachunkowości obejmująca rejestr zmian w składnikach majątku, a także źródeł ich pochodzenia. Polega ona zatem na prowadzeniu ksiąg rachunkowych, tworzeniu zestawów obrotów i sald, dokonywaniu wycen pasywów i aktywów, a także przechowywaniu dowodów księgowych. Jest to zestawienie wszystkiego, co zostało przez firmę zakupione, sprzedane czy też zainwestowane, a także przeznaczone na inne cele jak na przykład wynagrodzenia dla pracowników.
I na tym polega zasadnicza różnica pomiędzy dwoma omawianymi pojęciami. Rachunkowość to szerokie pojęcie obejmujące kilka aspektów zdarzeń gospodarczych dotyczących danego podmiotu gospodarczego, a księgowość stanowi jedynie jedną z jej części składowych.
Księgowość prowadzona jest przez specjalistów o odpowiedniej wiedzy oraz kwalifikacjach, czyli przez księgowych. Ich obowiązki reguluje ustawa o rachunkowości, która wskazuje przede wszystkim na odpowiedzialność za:
- prowadzenie ksiąg rachunkowych
- sporządzanie dokumentacji
- dokonywanie wyceny pasywów i aktywów
- tworzenie zestawień sald i obrotów firmy
- kontrolę ksiąg rachunkowych
- katalogowanie firmowej dokumentacji
- weryfikację dowodów księgowych pod względem ich legalności oraz poprawności
- składanie deklaracji ZUS
- składanie deklaracji podatkowych.
Nie da się nie zauważyć, że istnieje cienka granica pomiędzy rachunkowością a księgowością – szczególnie dla osób spoza branży. By zrozumieć, dlaczego nie powinno się używać obu tych pojęć zamiennie, warto zapamiętać, że:
- Rachunkowość to szersze pojęcie. Jest to sformalizowany system ewidencji zdarzeń gospodarczych dotyczących danej jednostki gospodarczej i składają się na niego 3 działy. Jednym z nich jest księgowość.
- Księgowość to znacznie węższe pojęcie. Stanowi jeden z 3 elementów rachunkowości i bywa określana jako jej techniczny aspekt.
